Privacy Alphen Centrum Begroot

Via de website van Alphen Centrum Begroot worden persoonsgegevens verwerkt. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons via de website verstrekt en persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Deze informatie is in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Alphen aan den Rijn.

Om je de mogelijkheid te geven om voor Alphen Centrum Begroot plannen in te dienen en je stem uit te brengen, heeft de gemeente gegevens van je nodig. 

• Verzamelen van goede plannen van inwoners, ondernemers en organisaties voor een leuker, fijner en groener Alphen Centrum.
• Uitvoeren van een draagvlakmeting (minimaal 25 positieve likes) en een haalbaarheidstoets op de ingediende plannen.
• Verdelen van budget over de haalbare plannen en bepalen welk plannen worden uitgevoerd door de inwoners van het Alphen Centrum (postcodes 2405 en 2406).

• Inzicht geven aan bezoekers, planindieners en gemeente in de argumenten voor of tegen een plan.
• Zorgen voor een rechtmatig verloop van het participatief begroten via Alphen Centrum Begroot.

Een spelregel voor het indienen van plannen is dat iedereen een plan mag indienen. We nodigen nadrukkelijk inwoners van Alphen Centrum (postcodes 2405 en 2406) uit om op de plannen te stemmen.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk om in het kader van een zorgvuldige voorbereiding van besluiten (Algemene wet bestuursrecht) tot een gedragen besteding te komen van de € 30.000 vanuit de Leefbaarheidssubsidies.

• De gebruikte stemcodes worden zo snel mogelijk na het aflopen van de stemperiode onleesbaar gemaakt.Postcode: van 1 februari tot en met 12 april 2020 (indienen van plannen) registreren we postcodes, omdat we willen weten waar de plannen vandaan komen.
• Naam: van 1 februari tot en met 12 april 2020 vragen we mensen die zich registreren om hun naam op te geven. Als je een plan indient, is je naam zichtbaar op de pagina van jouw ingediende plan. Als je een argument plaatst is je naam ook zichtbaar op de pagina. Dit doen we omdat het de kwaliteit van het gesprek / discussie verbetert. Je kunt uiteraard een alias opgeven.
• E-mail: van 1 februari tot en met 12 april 2020 vragen we mensen die zich registeren om een e-mailadres, omdat we in contact willen (kunnen) komen over hun ingediende plan. De indieners van plannen worden na de haalbaarheidstoets persoonlijk geïnformeerd per e-mail of hun plan haalbaar is. 
• Telefoonnummer: van 1 februari tot en met 12 april 2020 vragen we mensen die een plan indienen om hun telefoonnummer. Dit doen we om snel contact op te kunnen nemen over het plan. Je bent niet verplicht om je telefoonnummer te geven.
• IP-adressen: van 1 februari tot en met 12 april 2020 worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden in het liken en indienen van plannen te kunnen opsporen. Het gaat hier bijvoorbeeld om het 25 keer liken van een bepaald plan door dezelfde persoon, om zo te zorgen dat de drempel voor de haalbaarheidstoets wordt gehaald.
• Persoonlijke stemcodes: Van 27 mei tot en met 29 juni 2020 controleren we het gebruik van de persoonlijke stemcodes die alle inwoners van Alphen Centrum (postcodes 2405 en 2406) van 12 jaar en ouder hebben ontvangen. Zo zorgen we ervoor dat alleen inwoners van Alphen Centrum van 12 jaar en ouder stemmen. De gebruikte stemcodes worden zo snel mogelijk na het aflopen van de stemperiode onleesbaar gemaakt.

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Voor persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van Alphen Centrum Begroot geldt het volgende:

• Het indienen en liken van plannen loopt af op 12 april 2020. Daarna worden op de website Alphen Centrum Begroot geen gegevens meer opgeslagen of gewijzigd. Plannen, namen van indieners, aantal voor- en tegen stemmen en argumenten voor- en tegen blijven wel zichtbaar op de website.
• Na 12 april 2020 worden de verzamelde gegevens per plan verwerkt in een beknopte (geanonimiseerde) analyse. Deze informatie wordt met de voor- en tegenargumenten meegestuurd aan de medewerkers van de gemeente die van 13 april tot en met 25 mei 2020 een haalbaarheidstoets doen op de plannen.
• Op 3 juli 2020 worden de haalbare plannen bekend gemaakt waar inwoners van het Alphen Centrum (postcodes 2405 en 2406) op kunnen stemmen. De niet haalbare plannen en namen van indieners blijven ook zichtbaar op de website, tenzij de indiener aangeeft dat dit niet haalbare plan moet worden verwijderd.

Alle plannen blijven zichtbaar op de website tot twee maanden nadat de winnende plannen bekend zijn gemaakt. Op 3 september 2020 (twee maanden na afronding van Alphen Centrum Begroot) wordt de website geanonimiseerd. De namen van de planindieners en namen van mensen die gereageerd hebben op plannen op de website worden geanonimiseerd. Ook de achterliggende databases worden verwijderd: de geregistreerde namen, postcodes, e-mailadressen, telefoonnummers en IP-adressen.

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, stuur dan een bericht naar centrumbegroot@alphenaandenrijn.nl.